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采取有力措施 提高公文质量

闵 涛


　　公文是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重量作用。机关公文与其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受传统与习惯的影响，对公文质量的重量性普遍认识不高，机关文秘人员受知识结构、专业水平所限，缺乏必要训练，使得机关公文在质量上普遍偏低，影响了机关公文功效的正常发挥。

　　笔者仅就机关公文质量的现状等问题提出一些浅见，以便引起办公部门的重视。

一、存在的问题

　　1、文件使用不当，拟写公文常有文种使用不当的情况，常见“报告”与“请示”文种混为一谈。如拟写公文标题：《北安市人民法院购置档案装具的请示报告》，但文尾还写有：特此请示，请予批复，显而易见，这是一份请示文种公文，请求上级部门对文中的内容给予批复。诸如此类，标题用“报告”文种，内容是“请示”，形式与内容的不统一，这就是请示与报告不分，给收文机关的登记办文者带来误导，公文拟写文种使用不当时，常会出现延误公文处理时限，推迟办理的情况。

　　2、联合行文不规范

　　时常会遇到在联合行文过程中，有些主办机关的办文者感情用事，提出文尾盖印章时，要尊重联合行文单位，我们客气一些，印章盖在最后。这种提法是错误的，两个以上的机关联合行文，主办机关应排列在前，应该说这里不存在尊重、客气的问题，谁主办谁在前。

　　3、成文日期模糊不清

　　常见机关打字员将公文的成文日期打成拟文日期，联合行文的公文成文日期误打成本机关的签发日期或拟文日期。成立日期，关系文件的生效或形成时间。因此，必须写得明确完整，一般的文件，以最后签发机关签发日期为准。

　　4、发文字号编写不规范

　　发文字号是由发文机关编排的文件代号，它的作用一是统计发文的数量便于管理；二是查找和利用文件时，可以作为文件的代号使用。

　　有的机关文秘人员调动频繁，工作出现断层现象，加之公文知识培训不够，拟写公文发文字号常出错误。例如：有的公文发文字号编写为×××字第1999（3）号，有的公文发文字号编写为（1999）×××字第024号，以上两例均不规范，机关代字后都多加“字”“第”两字，造成机关代字不简洁、明了、应删掉，发文字号应按机关代字、年份、顺序号依法排列，规范的发文字号如：北安市人民法院的发文字号是：北法发（1999）20号。

　　总之，提高公文质量是一项重要的基础工作。它是立卷归档工作的基本条件，也是档案部门开展工作的重要基础，只要各级办公部门加以重视，并有计划地进行检查，采取必要的措施，及时纠正存在的问题，提高与保证公文质量是可以做到的。

二、采取的措施

　　1、提高文秘人员的思想素质。文秘人员要具备奉献精神，求真务实的精神，开拓进取的精神和精诚协作的精神，只要文秘人员具备了这四种精神，就一定会有强烈的事业心和责任感和一丝不苟的精神，就能尽心尽力地完成工作任务。

　　2、提高文秘人员的业务素质，在改革开放，市场经济的新形势下，文秘人员为了适应新形势的需要，要博览群书，加强各方面的修养，认真学习好《文书学》、《档案管理学》和《机关应用文》等专业知识，加强专业知识的学习，开展必要的文秘知识培训，使文秘人员练好基本功，适应工作需要。

　　3、文秘人员要当好领导的参谋和助手，要发挥主动性和创造性，不断深入实际调查研究，全面熟悉本单位的工作情况，帮助领导出主意，想办法，当好参谋，发现问题及时反映，卓有成效地完成好各项工作任务。

　　4、领导重视，切实加强对文秘工作的领导。领导要以身作则，教育全体干警认清文秘工作的重要性和文秘工作在机关工作中的地位和作用，克服只重视本单位的专业工作，轻视文秘工作的认识。选择文秘人员时，要把具有较高文化知识和各方面表现突出的同志选配到文秘岗位上来，同时，帮助文秘人员解决工作、生活中的实际问题，在政治待遇和生活待遇上要与其他庭、科、室同等待遇。

品味迟到的《意见》
　 宋立军

最近，民政部《关于贯彻执行〈婚姻登记条例〉若干问题的意见》首次作出明示：服刑人员在服刑期间也可办理结婚登记，从而结束了服刑人员不准结婚的历史。

（一）有情人终成眷属

作为一名监狱人民警察，我对这个《意见》出台有更深刻的认识。参加工作时，就曾有服刑人员向我提出这方面的要求。但是我们苦于没有法律依据无法满足其愿望。因为1982年公安部《监狱劳改队管教工作细则》（试行）规定：“犯人在关押或保外就医、监外执行期间，不准结婚。”现在想想，这样的一个《细则》竟然能剥夺一个人的结婚自由，并实施了20多年。这是多么缺乏人性的规定啊——甚至有的服刑人员与未婚妻同居生子，但因为不能结婚而无可奈何。中国自古就有“君子成人之美”的美德，过去（甚至现在）有一些人坚持认为，“成人之美”中的“人”不该包括服刑人员。这无疑把人分为三六九等，这种人当然要把自己放在上等人中。疏不知，谁也不能保证自己或亲人永不触犯法律轮为阶下囚。我们真该多些换位思考，多些对同类的关怀和尊重。这样才不至于在服刑人员能否结婚，能否为服刑人员开辟“鸳鸯房”等问题上纠缠不休。

（二）倘没有《意见》怎么办
试想如果没有出台《意见》，又会怎样呢？对于服刑人员结婚问题，谁也不高兴第一个吃螃蟹，因为这是件吃力不讨好的事。本人就曾就这个问题与人争论过，我的意见是宪法、婚姻法、监狱法均未限制服刑人员结婚，罪犯婚姻自由权不应受到剥夺。而对方却认为我书生气太浓，想法太幼稚。是啊，尽管监狱想做好事，但是民政部门同意吗？万一出了乱子谁能担得了责任呢？今年3月3日，沧州监狱服刑人员边铁刚与前妻李玉梅重新登记结婚，成为全国首位经国家民政部特批结婚的服刑人员。（见国际在线网站）这个“特批”，就是特事特办的意思，终归名不正言不顺。其实，这时候我们就应该想到宪法了。宪法第四十九条规定：“禁止破坏婚姻自由”。这里其实已经讲得很清楚了，无论是个人还是组织甚至是国家都无权破坏公民的婚姻自由。这里的婚姻自由当然包括结婚自由。虽然我们嘴里常讲“宪法是根本大法，是母法”，但是“子法”甚至称不上法的东西却一直左右着我们的生活。人的思想从哪里来，不是从天上来，是从实践中来。大量日常实践告诉我们，依法治国尤其是依宪治国要付出的代价太大了。还是按《细则》、《意见》之类的规定行事稳当些。然而，倘若这些规定是违宪的怎么办？这就自然涉及到必须尽早实施违宪审查制度，必须尽早实现宪法司法化的问题。否则，宪法的权威只能写在纸上，停在嘴上。
（三）《意见》解决了其他相关问题吗
千万不要认为服刑人员的结婚问题已不再是问题了。例如：有了形式的结婚，是否允许实质的结婚，即结婚双方性生活的权利是否能保障；服刑人员是否有生育权；男女服刑人员之间是否可以结婚；允许服刑人员征婚吗；死刑人员在执行前可否结婚等等。谁来解答这些问题，恐怕光靠出台《意见》是不够的。
作者单位：江苏省丁山监狱办公室
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